Когда речь заходит о работе с email, все мы как минимум раз в жизни сталкивались с проблемой переполненного ящика входящей почты, бесконечного потока сообщений и навязчивыми оповещениями. Джошуа предлагает нам три простых правила для улучшения работы с электронной почтой. Давайте разберем их с хорошим настроением, добавив немного юмора и анекдотов.
Первое правило: отключите оповещения.
Включить оповещения на работе — значит быть как белка в колесе. Допустим, вы решили посмотреть одну серию вашего любимого сериала во время перерыва на обед. Начинаете смотреть и в точно такой момент, когда на экране происходит самый увлекательный поворот, вдруг появляется уведомление, и у вас появляется жгучее желание проверить письма на почте, будто это биение вашего сердца.
У меня похожая ситуация произошла недавно.
Я решил послать жене романтическое письмо — длинное и трогательное. Очаровавшись своим творением, я начал ожидать ответа. И тут, в самый романтичный момент, появилось уведомление об электронном письме на телефоне.
Я как зачарованный пошел проверить почту, и все волшебство пропало, так и не получив желанного ответа от жены.
Поэтому, отключив оповещения, вы избавляете себя от ненужных раздражителей и можете сосредоточиться на текущих делах без лишнего стресса.
Второе правило: составьте с коллегами устный договор о времени ответа на письма. Это, конечно, замечательный совет, но помните, что мы все разные.
У одних срочность подразумевает ответ в течение 5 минут, у других — через несколько часов или даже дней. Поэтому, прежде чем составлять устав о реакции на письма, договоритесь, на какой интервал времени вы готовы ждать ответа.
Такое соглашение может быть полезным инструментом в работе, но, конечно же, не во всех случаях.
Не стоит забывать, что жизнь полна сюрпризов, к которым нельзя подойти формально. Например, отправив письмо коллеге о том, что вам срочно нужен ответ, вы можете получить в ответ: «Прости, не мог ответить раньше, меня акула в офисе съела, долго выбирал, чьих же писем приоритетнее открывать».
Поэтому, помните, что даже самое строгое соглашение не исключает непредвиденных обстоятельств и чувства чувствительных коллег.
Третье правило: продуктивность превыше ускорения. Да, в нашем мире все течет быстро, мы все бегаем как на огне, но очень часто это не означает, что мы делаем что-то качественно и продуктивно.
Вспоминается анекдот про программиста, который ушел на пенсию и передал своему наследнику проект.
Наследник удивленно спрашивает: «Почему в коде столько комментариев?». А в ответ услышал: «Это не комментарии. Это мои крики на помощь, когда я буду смотреть этот код через пару лет».
Именно здесь кроется важность продуктивности над ускорением. Быстрота не всегда означает качество, а хорошо продуманный и подкрепленный фактами ответ гораздо ценнее краткого «ок» или «понял».
Выводя все правила из текста за рамки реальности, можно сказать, что работа с email, как и все в нашей жизни, требует баланса. Не стоит раздражаться из-за каждого уведомления, не стоит паниковать из-за каждого неответа.
Просто осторожно берите каждое письмо на вооружение и не забывайте добавлять в него каплю личности и юмора. Ведь письма в электронной почте — это не просто сообщения, а возможность подарить другому человеку улыбку, даже если вам приходится отвечать на них каждый день.